Biết và sử dụng thành thạo các thủ thuật excel giúp ích rất nhiều trong công việc đặc biệt đối với các bạn làm việc trong lĩnh vực hành chính văn phòng. Các hàm trong excel, các tiện ích trong excel luôn hữu ích rất nhiều trong công việc. Giỏi excel không chỉ giúp bạn thuận lợi trong công việc mà còn nhận được sự kính nể từ mọi người.
Một trong số những yếu tố để được coi là giỏi excel là thành thạo các thủ pháp trong excel cơ bản. Dưới đây, Kỹ Năng HR sẽ điểm lại cho bạn đọc 1 số ít thủ pháp excel cơ bản giúp bạn thao tác nhanh hơn và thao tác chuyên nghiệp hơn .
1. Phím tắt thông dụng trong Excel
Phím tắt trong các ứng dụng MS Office là một trong những tính năng hữu dụng nhất, giúp cho người sử dụng thao tác nhanh hơn. Các bạn hoàn toàn có thể thuộc nằm lòng một số ít phím tắt thông dụng nhất trong Excel .
>>> Xem thêm: Phím tắt thông dụng trong Excel
Bạn đang đọc: Tổng hợp thủ thuật excel dành cho dân nhân sự –
2. Cập nhật công thức trong Excel 2000 trở lên
Trong Excel 2000 trở lên, bạn không cần sao chép hàng loạt công thức xuống các dòng bên dưới, khi các dòng bên dưới còn chưa có tài liệu .
Sau khi bạn nhập tài liệu cùng các công thức xong, bạn hãy nhấn Ctrl + D để sao chép các công thức xuống dòng tiếp nối. Bạn chỉ cần nhấn 3 lần như vậy để sao chép cho 3 dòng sau đó thôi .
Bạn yên tâm, giờ đây khi bạn nhập tài liệu xuống các hàng sau đó nữa, Excel sẽ thừa mưu trí để tính sao chép liên tục các công thức ở hàng trên khi bạn nhập tài liệu vào. học tin học văn phòng ở đâu tphcm
3. Kích hoạt các ô đã dùng trong công thức
Trong Excel, nhấn đúp một ô nghĩa là chuyển ô đó sang chính sách soạn thảo. Nếu vô hiệu việc sửa đổi trực tiếp trên ô thì khi nhấn đúp vào một ô chứa công thức, bạn hoàn toàn có thể chọn những ô dùng công thức đó ngay cả khi chúng thuộc một bảng tính khác .
Muốn vô hiệu việc sửa đổi trực tiếp trên ô, chọn Tools. Options. Trong mục Edit của khung hội thoại Options, bỏ chọn mục Edit directly in cell .
Khi bỏ tuỳ chọn này, bạn chỉ có thể sửa nội dung của ô này trên thanh công thức. Muốn thực hiện bạn chọn một ô, nhấn chuột vào thanh công thức hoặc nhấn
4. Sao chép Formula
Khi bạn sử dụng công thức đo lường và thống kê nào đó trong một cell bên trên và lại muốn sao chép tiếp xuống cell bên dưới thì bạn chỉ cần nhấn tổng hợp phím Ctrl – D để thực thi .
5. Định hướng cho con trỏ khi nhấn Enter
Trong Excel, khi bạn nhập liệu cho một cell, con trỏ sẽ nằm trong cell đó và bạn nhấn Enter thì nó sẽ vận động và di chuyển xuống cell khác. Nhưng hoàn toàn có thể bạn muốn nó phải vận động và di chuyển qua trái, phải hoặc là đi lên .
Muốn vậy, bạn chọn menu Tools – Options trong hộp thoại Options chọn tab Edit, click trên drop down menu Direction để chọn Right, Left, Up hoặc Down .
6. Vẽ hình vuông vắn và bầu dục nằm trong cell
Khi sử dụng tính năng vẽ hình vuông vắn và bầu dục trên thanh công cụ Draw, hình vẽ sẽ không nằm trên bất kể một vùng cell nào trên bảng tính. Để hình vẽ nằm trong cell, khi vẽ bạn nhấn giữ phím Alt, hình vẽ sẽ đi theo từng cell khi bạn rê chuột .
7. Hiển thị nhiều dòng trong 1 cell
Khi bạn nhập một tài liệu nào đó trong một cell và bạn muốn tài liệu đó xuống hàng trong cell đó ( tức là cell đó có 2 dòng ), để thao tác này bạn có 2 cách :
Khi nào muốn xuống dòng nhấn Alt-Enter học tin học văn phòng ở đâu
Chọn Format – Cells, chọn tab Alignment và chọn mục Wrap Text, như vậy mỗi khi nhập vào nếu dài quá chiều rộng cell Excel sẽ tự động hóa xuống hàng .
8. Tạo chú thích ( comment ) cho cell
Khi bạn muốn làm một lời chú thích nào đó cho một cell, bạn chọn cell cần làm chú thích, chọn menu Insert / Comment ( hoặc nhấp chuột phải lên cell đó và chọn Comment ) .
Nhập vào lời chú thích cho cell đó. Khi bạn chuyển dời mouse đến cell đó thì sẽ Open một popup với lời chú thích bạn đã nhập .
9. Sửa chữa nội dung cho chú thích ( Comment )
Sau khi bạn đã tạo một comment ( chú thích ) cho một cell nào đó, giờ đây bạn muốn sữa nội dung của comment đó thì bạn click vào cell, chọn menu Insert – Edit Comment .
Bạn sẽ sữa đổi nội dung trong hành lang cửa số comment .
Bạn cũng hoàn toàn có thể edit comment và delete comment bằng cách nhấp chuột phải mouse .
10. Làm ẩn chú thích
Muốn cho ẩn đi chú thích ( comment ) của cell ẩn đi thì nhấp chuột phải vào cell đó và chọn Hide Comment từ menu phụ mở ra .
11. Làm ẩn nội dung của Cell
Muốn làm ẩn nội dung trong cell nào đó, bạn chọn cell muốn ẩn nội dung, chọn menu Format – Cell sau đó chọn mục Custom từ list Category và trong mục Type nhập vào 3 dấu chấm phẩy ( ; ; sau đó chọn OK .
12. Sửa lỗi nhanh trong cell
Khi bạn nhập tài liệu vào cell nhưng bạn thấy tài liệu nhập vào có lỗi hoặc nhập không đúng cell .
Muốn bỏ đi mà không muốn mất nội dung cũ một cách nhanh nhất là nhấn phím Esc .
13. Định dạng Xác Suất ( % ) cho tài liệu trong cell
Khi nhập số Tỷ Lệ ( % ) vào một cell mà chỉ cần nhập vào số lượng thập phân thôi, còn phần thập phân bạn sẽ tự định nghĩa cho cell đó. Ví dụ nhập vào 20 thì sẽ được chuyển thành 20 %, và khi bạn nhập vào là. 2 thì cũng sẽ được chuyển thành 20 %. Để làm điều này, bạn chọn cell và chọn Menu Format – Cell. Bạn sẽ thấy Open một hành lang cửa số, bạn chọn tab có tên là Numbers, sau đó chọn Percentage và nhấn OK .
14. Sử dụng tính năng AutoFill
Khi điền vào những cell với nội dung như nội dung của các cell trong cột Số thứ tự trong bảng tính ví dụ điển hình, các số đó mở màn từ 1 trở đi và bạn không việc gì phải nhập lần lượt từng số vào cell, bạn sử dụng tính năng Auto Fill để thao tác này : có 2 cách :
Bạn chọn từ menu Edit – Fill : trong này sẽ liệt kê những công dụng AutoFill cho bạn tùy chọn. Hoặc cách khác bạn nhập một vài giá trị bắt đầu ví dụ bạn nhập vào cell A1 : 1 và A2 : 2 .
Sau đó dùng chuột chọn 2 cell này ( tô đen ). Rồi đưa chuột đến dấu vuông ở góc dưới bên phải của 2 cell này, con trỏ chuột của bạn có hình dấu cộng, bạn nhấp và kéo chuột đến vị trí sau cuối cần điền giá trị rồi thả ra .
15. Tùy biến AutoFill
Excel chỉ cung ứng cho bạn một số ít list để tự động hóa điền vào list cho bạn như số thứ tự, số ngày trong tuần …. Bạn cũng hoàn toàn có thể thêm vào trong list đó một kiểu autofill theo ý riêng của mình chẵng hạn như bạn muốn điền một dãy số theo thứ tự như : 1,5,9,13, …
Để tạo ra một dãy số tăng theo thứ tự như vậy, bạn làm như sau : Nhập các giá trị của list vào trong các cell và sắp xếp như ý muốn, chọn menu Tools, Options, chọn tab Custom List, nhấp chọn nút lệnh Import. Rồi chọn vùng list bạn mới nhập và nhấp OK
16. Sắp xếp
Khi bạn sắp xếp tài liệu trong một cột của Excel, đôi lúc bạn sẽ thấy Excel sắp xếp không đúng, ví dụ như khi bạn sắp xếp từ cao xuống thấp bạn sẽ thấy số lượng 95.5 nằm dưới số 95 .
Ðể khắc phục bạn làm như sau :
Chọn cột muốn sắp xếp, bằng cách click trên đầu cột đó.
Mở menu Format – Cell.
Trong hộp thoại format cell, click chọn tab Number và click trên General category.
Sau đó sắp xếp lại cột đó.
Máy chấm công iFace
Máy chấm công khuôn mặt là sản phẩm công nghệ cao, hiện đại nhất trong những sản phẩm thuộc dòng máy chấm công iFace
17. Chuyển dòng thành cột hoặc ngược lại
Bạn đã tạo xong một bảng và lại muốn chuyển dòng thành cột và cột thành dòng. Sau đây là cách triển khai :
Chọn bảng. học tin học văn phòng ở đâu
Chọn Edit.Copy.
Chọn ô bạn muốn dán bảng mới vào.
Chọn Edit.Paste Special.
Trong khung hội thoại Paste Special, chọn Transpose và nhấn OK.
Nếu cần, xóa những gì còn lại của bảng cũ.
Note: Dán dữ liệu đã sao chép (copy) hoặc đã cắt (cut), bạn chỉ cần chọn một ô rồi nhấn
Tuy nhiên cách này có điểm yếu kém là bạn chỉ hoàn toàn có thể dán được một lần vì sau khi dán, clipboard sẽ không còn gì. Nếu phải dán nhiều lần, bạn phải dùng lệnh Paste
18. Ẩn và hiện cột và hàng theo nhóm
Nếu bạn muốn ẩn cột và hàng trong Excel thì dùng chuột quét chọn vị trí cột hoặc hàng cần ẩn đi rồi nhấn tổng hợp phím Alt Shift Mũi tên phải. Khi đó sẽ Open một hộp thoại hỏi bạn là Cột hay Hàng, bạn chọn rồi bấm OK .
Lúc này trên Workbook sẽ Open thêm một panel hiển thị những nhóm hàng hoặc cột mà bạn vừa tạo, để ẩn nhóm đó thì bạn nhấn vào dấu trừ và hiện ra thì nhấn dấu cộng .
19. Tạo tiêu đề cho nhiều sheet trong 1 lần triển khai
Trong Workbook của bạn có nhiều sheet và bạn muốn tạo cho mỗi sheet như vậy có tiêu đề giống nhau, bạn chỉ cần làm một lần như sau : nhấp chuột phải vào tab để chọn các sheet, chọn Select All Sheets từ menu phụ mở ra .
Bạn đặt tiêu đề trên Sheet tiên phong, hoàn toàn có thể là chữ, hình ảnh, … sau đó nhấp chuột phải lên tab của sheet hiện hành và chọn UnGroup Sheets từ menu phụ .
Tiêu đề sẽ Open ở toàn bộ các sheet trong workbook .
20. Xem cú pháp hàm Excel
Nếu như bạn chưa biết hết các hàm trong Excel, hoặc bạn biết nhưng không nhớ hết được cú pháp các hàm trongExcel, bạn chọn menu Insert – Function, hộp thoại Paste Function Open, từ đây bạn hoàn toàn có thể chọn hàm muốn sử dụng cho mục tiêu của bạn một cách đúng chuẩn .
21. Có bao nhiêu Sheet trong WorkBook
Nếu như bạn mở một Workbook có rất nhiều sheet và bạn muốn xem qua xem có bao nhiêu sheet tổng thể trong WorkBook đó bạn chỉ cần chọn Menu File – Properties, chọn tab Contents, sẽ liệt kê toàn bộ các sheet có trong file cho bạn xem .
22. Importing Text sang Excel
Khi bạn có một tài liệu text được soạn thảo trong Word, khi bạn import đoạn tài liệu đó vào worksheet thì tài liệu đó lại nằm trên một cột. Để tài liệu nằm trên nhiều cột, bạn hoàn toàn có thể làm bằng nhiều cách :
1 / Nếu như tài liệu được format dưới dạng table thì bạn chọn Copy sau đó Paste nó vào Excel .
2 / Dữ liệu không được format theo dạng table mà ở dạng tab thì cũng làm tựa như như trên .
3 / Nếu tài liệu không được định dạng table và tab thì bạn cũng Import như 2 trường hợp trên sau đó chọn cột có chứa tài liệu, chọn menu Data, Text to Columns. Excel sẽ Open chính sách Wizard hướng dẫn bạn import tài liệu đó vào worksheet của Excel
23. Liên kết dữ liệu Excel và Word
Trong tài liệu mà bạn đang thao tác với Excel cần có một số ít nội dung mà nội dung đó giống như trong một tài liệu soạn thảo trong Word. Mà bạn muốn là khi biến hóa, chỉnh sửa nội dung thì cả hai nơi tài liệu Word và Excel cùng biến hóa. Bạn làm như sau :
Chọn đoạn văn bản bạn muốn sao chép từ Word và Copy đoạn văn đó .
Khởi động Excel, chọn nơi nào bạn muốn có đoạn text đó chọn Menu Edit + Paste Special. Trong hộp thoại Paste Special Open, chọn mục Paste Link và chọn Microsoft Word Document Object từ list sau đó click OK .
>>> Xem thêm: Review khóa học hành chính nhân sự tại Lê Ánh
Excel là công cụ không thể không dùng đến của dân văn phòng, đặc biệt là dân nhân sự. Nhưng bạn có chắc chắn rằng mình đã biết được tất cả các thủ thuật excel hữu ích để có thể làm việc với excel hiệu quả nhất chưa? Hãy đọc và áp dụng các thủ thuật trên nhé. Bạn sẽ không cảm thấy khó khăn khi làm việc với excel nữa.
Chúc bạn thành công xuất sắc !
3.4 / 5 – ( 7 bầu chọn )
Source: https://vietsofa.vn
Category : Góc học tập
+ There are no comments
Add yours